Consultation des membres de l’Ordre en vue de l’AGA

Pour l’Ordre, l’assemblée générale annuelle (AGA) des psychologues est un moment privilégié pour faire le bilan de ses activités auprès des membres. C’est l’occasion pour la présidente de faire rapport au sujet des activités de l’Ordre et de son conseil d’administration (CA). Cette rencontre permet aussi d’échanger avec les membres et de répondre à leurs questions. On y présente également le rapport financier vérifié. Des changements importants ont été apportés au Code des professions en 2017 qui ont eu des conséquences sur la tenue des AGA dans tous les ordres professionnels au Québec.

La consultation des membres

Depuis cette modification législative, les membres des ordres professionnels réunis en AGA n’ont plus le pouvoir de déterminer la cotisation annuelle, comme c’était le cas auparavant. C’est maintenant le CA de l’Ordre qui a ce pouvoir, en vertu de l’art. 85.1 du Code des professions. Le Code prévoit toutefois qu’avant de prendre une décision finale au sujet du montant de la cotisation annuelle qui sera applicable lors de l’exercice financier suivant, le CA doit consulter les membres de l’Ordre sur le montant proposé. Les membres sont consultés à deux reprises, une première fois au moins 30 jours avant la tenue de l’AGA et une seconde fois séance tenante lors de l’AGA. La décision finale concernant le montant de la cotisation se prend en séance du CA, après l’AGA. De plus, les membres réunis en AGA ont maintenant le pouvoir d’approuver la rémunération des administrateurs élus.

L’art. 85.1 du Code des professions prévoit que « [le] Conseil d’administration fixe le montant de la cotisation annuelle, après consultation des membres réunis en assemblée générale […] ».

L’art. 103.1 du Code des professions stipule : « Au moins 30 jours avant l’assemblée générale annuelle, le secrétaire de l’ordre doit communiquer à tous les membres de l’ordre, pour commentaires, l’information au sujet du montant de la cotisation annuelle. L’information est accompagnée du projet de résolution modifiant ce montant, le cas échéant, des prévisions budgétaires pour l’année financière visée par la cotisation, incluant une ventilation de la rémunération des administrateurs élus, et d’un projet de rapport annuel. »

Dans un document intitulé Guide d’application des dispositions du Code des professions sur la tenue des assemblées générales annuelles¹, l’Office des professions du Québec encadre les pratiques des ordres professionnels à l’égard du processus d’approbation de la cotisation annuelle et de celui de consultation des membres. Ce guide prévoit que l’information transmise aux membres, dans le cadre de cette consultation, doit les renseigner de la manière la plus détaillée et précise possible sur la situation financière de l’Ordre. Un projet de rapport annuel, incluant les états financiers vérifiés, doit faire partie des documents de consultation. Il en va de même pour la ventilation de la rémunération des administrateurs élus.

Certains membres ont interpellé l’Ordre lors de l’AGA 2022 afin de comprendre pourquoi la consultation au sujet de la cotisation annuelle était tenue pendant l’été. Afin de s’acquitter adéquatement de son devoir de bien informer les membres sur sa situation financière, l’Ordre doit leur présenter plusieurs documents qui nécessitent une préparation par la permanence de l’Ordre et une approbation par le CA. Ceci pose des défis logistiques qui imposent un échéancier serré, afin que les documents requis soient prêts pour la consultation.

L’exercice financier se termine officiellement le 31 mars. S’ensuit la préparation du rapport annuel de l’Ordre, qui requiert la production de rapports d’activités par les différentes directions de l’Ordre, incluant les états financiers qui sont sujets à un exercice de vérification externe. À cette préparation s’ajoutent le processus de mise en forme visuelle et graphique du rapport annuel par la Direction des communications et les étapes de correction d’épreuves. Tout ce processus prend jusqu’à la fin du mois de juin.

Par ailleurs, les étapes de préparation des documents que nous venons de décrire nécessitent la tenue de deux séances du CA, une première en juin et l’autre au mois de septembre. En juin, le CA reçoit et approuve les états financiers vérifiés. À la séance du mois de septembre, les administrateurs prennent connaissance des commentaires formulés par les membres de l’Ordre en réponse à la première consultation portant sur le montant de la cotisation annuelle. Cette étape est nécessaire avant la tenue de l’AGA.

Enfin, la loi oblige l’Ordre à tenir l’AGA dans les neuf mois suivant la fin de l’exercice financier ; c’est pourquoi les AGA ont lieu à l’automne (traditionnellement à la fin octobre ou au début novembre). Considérant ces contraintes, la seule solution consiste à mener la consultation pendant les mois d’été.

La rémunération des administrateurs élus

Comme mentionné plus haut, à la suite des changements apportés au Code des professions en 2017, l’assemblée réunie en AGA a maintenant le pouvoir d’approuver la rémunération des administrateurs élus. Le Code prévoit également que les membres de l’Ordre soient informés de la ventilation de la rémunération des administrateurs élus en même temps qu’a lieu la consultation au sujet de la cotisation annuelle. En effet, l’Ordre transmet toute l’information nécessaire au sujet de la rémunération des administrateurs, du vice-président et du président de l’Ordre au moment de la consultation. La préparation des documents portant sur la rémunération des administrateurs élus nécessite elle aussi une approbation par le CA de l’Ordre, laquelle est précédée de différentes étapes de consultation auprès du comité de rémunération de l’Ordre.

Nouveau formulaire

En terminant, pour faire suite à une recommandation issue de l’AGA 2022, l’Ordre introduira cette année un nouveau formulaire qui devrait simplifier le processus de réponse à la consultation des membres. Des instructions seront transmises aux membres quant aux objectifs de la consultation et à ce qui est attendu d’eux.