Factures, rapports d’honoraires professionnels, paiements et reçus

Cette chronique déontologique traite des questionnements et des enjeux qui font fréquemment l’objet de requêtes adressées au conseiller en déontologie de l’Ordre. Il s’agit de préoccupations très concrètes auxquelles sont confrontés les psychologues dans leur relation avec le client et qui sont relatives à : la facturation des services professionnels, les paiements, l’émission de reçus et les rapports d’honoraires professionnels qui sont parfois requis. Ce sont des réalités qui font partie de l’exercice de la profession dans le secteur privé, rarement dans le secteur public.

Tel que mentionné à l’art. 11 du Code de déontologie :
11. Avant d’entreprendre la prestation de services professionnels, le psychologue obtient, sauf urgence, le consentement libre et éclairé de son client, de son représentant ou des parents, s’il s’agit d’un enfant âgé de moins de 14 ans, en communiquant notamment les renseignements suivants :

1° le but, la nature, la pertinence et les principales modalités de la prestation des services professionnels, ses avantages et inconvénients ainsi que son alternative, les limites et les responsabilités mutuelles des parties incluant, s’il y a lieu, l’entente sur le montant des honoraires et les modalités de paiement;

[…]

Donc, la nature de la prestation des services (psychothérapie, évaluation, expertise, évaluation de potentiel, observation, médiation familiale, etc.), le montant des honoraires et les modalités de paiement sont partie intégrante du consentement et doivent conséquemment faire l’objet d’un consentement libre et éclairé avant la prestation des services professionnels.

Revoyons ensemble les modalités administratives les plus fréquentes auxquelles les psychologues sont confrontés dans l’exercice de leur pratique privée.

La facture
Informant l’acheteur du détail et du prix du service rendu, la facture est composée de :

• coordonnées du psychologue et du client;
• détail des services psychologiques offerts des prix du matériel psychologique utilisé pour exécuter le mandat et des tarifs des services qui ont été exécutés;
• somme à payer avec ou sans taxes applicables.

S’il s’agit de services cliniques psychologiques, les taxes ne s’appliquent pas. Si la facture porte sur des services psychologiques autres (expertise, formation, supervision, services offerts à une entreprise, services conseils, etc.), le psychologue pourrait devoir percevoir des taxes.

Le rapport d’honoraires professionnels
Le rapport d’honoraires professionnels se distingue de la facture par le fait que n’y figurent que les informations relatives au temps employé par le professionnel pour offrir la prestation de services. Cela exclut donc le coût du matériel psychologique, par exemple.

L’IVAC, la CNESST, la SAAQ, les compagnies d’assurances, les Anciens Combattants du Canada sont des exemples de tiers payeurs qui donnent accès à des services par le biais de leur organisation et qui nécessitent la production de rapports d’honoraires.

Le rapport d’honoraires professionnels est généralement composé de :

• coordonnées du psychologue (souvent en en-tête et en signature) et du client;
• date et du lieu de rédaction du rapport;
• mention « confidentiel »;
• l’objet : « rapport d’honoraires professionnels » suivi de l’identification du bénéficiaire des services;
• détail des services psychologiques offerts, incluant les dates de prestation des services et des tarifs des services qui ont été exécutés;
• somme à payer avec ou sans taxes applicables.

Un rapport d’honoraires est un document qui tient généralement sur une feuille format lettre.

Le paiement
Bien qu’il existe plusieurs exceptions prévues par la Loi sur la protection du consommateur, il est d’usage de payer un bien ou un service après l’obtention de ce bien ou après la prestation de ce service. La prestation de services professionnels par un psychologue ne fait pas exception à cette règle.

C’est pourquoi il est d’usage que le paiement du service psychologique se fasse à la fin de la séance selon différents modes de paiement convenus avec le client : argent comptant, chèque, virement bancaire, carte de crédit.

Firmes de téléconsultation et paiements à l’avance
Certaines firmes de téléconsultation exigent que les paiements se fassent à l’avance. Il faut comprendre que cette transaction se passe entre l’entreprise de téléconsultation et le client. C’est donc un contrat qui exclut le psychologue de la transaction financière.

Bien que cette transaction n’implique pas directement la rémunération du psychologue, contractuel ou salarié, il arrive que des clients se méprennent à propos de cette avance exigée par l’entreprise employant ou contractant les services d’un psychologue.

Afin de clarifier le tout, le psychologue peut intervenir ainsi :

• informer l’entreprise des modalités de paiement usuelles chez les psychologues, afin de trouver une solution qui pourrait intégrer cette coutume aux contraintes de l’entreprise qui veut s’assurer de la fiabilité des paiements de la part de sa clientèle;
• aborder l’enjeu des modalités de paiement avec le client afin de clarifier la responsabilité de chacune des parties au moment du consentement libre et éclairé initial.

Le virement préautorisé
Le virement préautorisé est une belle solution pour régler les honoraires professionnels tant pour les psychologues oeuvrant en cabinet privé que pour ceux exerçant en clinique ou employés par des firmes.

En effet, le client fait un virement préautorisé dans l’heure précédant la rencontre, souvent dans la salle d’attente (virtuelle ou réelle), puis le psychologue accepte le virement après la rencontre. Ce mode de paiement répond à toutes les exigences déontologiques tout en rassurant le professionnel, la clinique ou la firme que la somme lui sera bel et bien versée. C’est une solution qui évite les oublis et les tensions liées à la question monétaire.

Le reçu
Un reçu est un document qui confirme que le service a été livré et que le paiement de la prestation du service a bel et bien été reçu. Il est donc important que la mention « reçu » apparaisse.

Les meilleures pratiques devraient permettre de trouver trois parties distinctes sur un reçu :

• L’en-tête : où on trouve l’identification du psychologue ainsi que ses coordonnées.
  Cette partie est essentielle pour les remboursements auprès de tiers et pour les déclarations de revenus puisqu’elle identifie le fournisseur du service. Ce peut être un psychologue ou une clinique au sein de laquelle exerce un psychologue. Elle est également pratique pour le client s’il veut communiquer avec son psychologue soit pour annuler une rencontre, soit pour adresser une demande formelle quelconque.
   
• Le client payeur : c’est l’identification de la personne de qui ont été reçus les honoraires professionnels et à qui a été remis le reçu.
  Bien que la plupart du temps la personne payant la prestation des services professionnels soit la personne bénéficiaire du service, il peut arriver que la personne qui paie soit différente de la personne qui bénéficie du service. C’est le cas, par exemple :
  • du parent qui paie pour son enfant;
  • d’un membre de la famille qui paie pour un autre membre de la famille;
  • d’un tiers qui paie pour les services offerts à une autre personne.
    
    Cette partie du reçu identifie donc la personne qui pourrait bénéficier d’un remboursement par un tiers payeur.
     
• Les détails des services : c’est l’identification des dates de rencontre, de la nature des services professionnels, du psychologue qui a donné les services, du client ayant reçu les services, de la signature et du numéro de permis d’exercice du psychologue responsable des services, du taux horaire et du montant payé.
  Cette dernière partie, très détaillée, confirme :
  • les dates de chacune des prestations de services ainsi que le nombre de prestations facturées;
  • la nature des services : observation, évaluation, intervention, expertise, etc.;
  • l’identité du professionnel ou du fournisseur des services, qui pourrait être différente du professionnel ou de la clinique identifiée dans l’en-tête;
    Par exemple : un doctorant, un stagiaire, un psychologue contractuel ou un psychologue salarié d’une clinique de psychologie. On devrait identifier le superviseur s’il s’agit d’un doctorant ou d’un stagiaire.
  • l’identité du bénéficiaire des services, qui peut être différente de celle du payeur des services;
  • la signature du professionnel ayant offert les services et parfois celle de son superviseur, s’il s’agit d’un doctorant ou d’un stagiaire;
  • le taux horaire et le montant total payé, afin que le client ou le tiers payeur, le cas échéant, puisse faire une vérification comptable.

En conclusion, tous ces documents ont pour but d’offrir au client un état des lieux concernant ses transactions avec le psychologue, et ce, pour lui permettre de savoir ce qu’il doit payer ou ce qu’il a payé. Comme les règles doivent être claires dès le début, ces documents attestent des services offerts et de l’engagement du client à respecter une de ses obligations : payer les services que le psychologue lui a offerts à l’intérieur d’un cadre professionnel bien défini.