Reçus, honoraires et autres frais

La plupart des psychologues offrent des rencontres de 50 minutes et 10 minutes de prise de note, ce qui fait une heure de travail clinique. Les psychologues facturent donc une heure de travail clinique : la rencontre clinique et la note clinique. Dans certains cas, comme pour la thérapie conjugale ou le traitement des traumatismes, les rencontres peuvent être plus longues.

Typiquement, un reçu doit comprendre les éléments suivants :

1. l’identification du professionnel (et de la personne qui a offert des services sous supervision, le cas échéant), incluant ses coordonnées professionnelles;
2. l’identification du client qui a reçu les services et celles du tiers payant lorsque nécessaire;
3. une description des services rendus, sommaire ou détaillée, selon le besoin, la date, la durée et les honoraires perçus.
4. la signature du psychologue et son numéro de permis.

Notez que dans le cas où les services ont été dispensés en tout ou en partie par un stagiaire ou un interne en psychologie, c’est la signature du superviseur qui a la responsabilité professionnelle qui doit être apposée sur le reçu avec la mention « services offerts par M. ou Mme X, sous ma supervision ».

Voir également la chronique Factures, rapports d’honoraires professionnels, paiements et reçus.

Le psychologue peut charger des frais administratifs pour une séance de thérapie annulée par le client uniquement lorsqu'une entente écrite a été prévue expressément à cette fin et est consignée au dossier. Les frais administratifs ne peuvent pas être réclamés aux assurances par le client à titre de « services professionnels ». Le reçu émis par le psychologue doit faire mention explicite du fait que le montant payé l’a été pour des « frais administratifs » et ne peut contenir la mention « services psychologiques » à des fins de remboursement par les assurances. Cette façon de faire est illégale.

Selon l’art. 54 du Code de déontologie des psychologues, le psychologue peut, par entente écrite avec son client, exiger des honoraires complémentaires à ceux remboursés par un tiers selon la loi (lorsque la loi le permet ou qu’elle ne l’interdit pas). Dans une telle situation, vous émettez un reçu au nom du client stipulant qu’il s’agit d’honoraires complémentaires (donc le montant de vos honoraires professionnels, moins le montant payé par le tiers). Cela donne le loisir au client de transmettre ce reçu à un assureur pour remboursement, le cas échéant.

Notons que cette pratique n’est pas autorisée pour les services couverts par la CNESST. Ceci est aussi interdit pour les services de médiation familiale. En revanche, la Loi n’interdit pas aux psychologues de facturer la différence entre leur tarif horaire habituel et celui couvert par la SAAQ et l’IVAC. Comme mentionné plus haut, il faut avoir préalablement convenu d’une entente claire à cette fin avec le client (consultez la chronique Les tiers payants et la tarification des services psychologiques, de Stéphane Beaulieu, secrétaire général de l’Ordre).

Le Code de déontologie ne balise pas spécifiquement la question de la hausse des honoraires. Les éléments qui suivent sont à prendre en considération au moment d'augmenter les honoraires professionnels. L’art. 52 du Code de déontologie prévoit que le psychologue demande et accepte des honoraires justes et raisonnables, justifiés par les circonstances et les coûts de réalisation des services professionnels rendus. L’art. 11 prévoit également qu’au moment de l'obtention du consentement libre et éclairé, le psychologue discute du montant des honoraires et des modalités de paiement avec son client. Il va de soi que le fait de modifier les honoraires à la hausse en cours d'offre de services nécessite de « renouveler » ce consentement (notion de préavis). L’augmentation des frais d'exploitation d'un cabinet privé (salaires, loyer, électricité, chauffage, assurances et frais de gestion, etc.) sont des motifs raisonnables pour augmenter les honoraires professionnels. D’autres motifs peuvent justifier la hausse des honoraires, le cas échéant ceux-ci doivent être expliqués clairement au client au moment d’obtenir son consentement.

En cas de désaccord, le psychologue est invité à discuter de la question avec son client. Le client peut également contester une augmentation d’honoraires en formulant une demande de conciliation et d’arbitrage de compte auprès de l’Ordre en vertu du Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des psychologues.

Il importe de distinguer la production d’un rapport d’évaluation, d’un rapport d’intervention ou d’un résumé de dossier, de la simple prise de notes ou de la consignation d’information au dossier du client (la tenue de dossier). La production d’un rapport ou d’un résumé de dossier est un acte professionnel en soi, qui peut être rémunéré. La psychologue informe le client à l'avance de l'estimé des coûts liés à la production d'un tel document. Le temps consacré à la tenue de dossier n'est pas facturé en surplus au client. Ces frais sont inclus dans les frais de consultation.

Le client a le droit de consulter son dossier professionnel et le psychologue ne peut pas charger d'honoraires supplémentaires lorsque le client lui demande une simple copie de son dossier. Des frais raisonnables pour le traitement administratif peuvent toutefois être facturés, par exemple des frais de reproduction et de transmission, le cas échéant.