Transmission de renseignements de nature confidentielle

Afin de respecter la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (aussi connue sous la désignation « Loi 5 ») entrée en vigueur le 1er juillet 2024, il n’y a plus obligation qu’un formulaire d’autorisation signé par le client soit utilisé afin de transmettre à un tiers des informations qui concernent ce client (voir les art. 6 à 8 de la Loi et l’art. 69). Une autorisation verbale de ce dernier est suffisante, en autant qu’une note soit inscrite à son dossier et datée, à l’effet que son autorisation verbale fut obtenue. Doivent également être spécifiés à cette note les renseignements que le client a autorisé à communiquer, ou la copie du document qu’il a autorisée à transmettre, ainsi que le destinataire. Ceci est valable tant pour les communications orales qu’écrites avec un tiers. Rappelons que cette loi vise les renseignements de santé obtenus dans le réseau public de santé et services sociaux et dans les cabinets privés de psychologues. Précisons par ailleurs qu’en ce qui concerne les psychologues exerçant en milieu scolaire, sous réserve des règles édictées par leur employeur, l’autorisation écrite et signée afin de transmettre des renseignements à un tiers n’est pas requise, ni l’application du délai de 15 jours. Une note, telle que décrite ci-haut, doit cependant être inscrite au dossier du client ayant consenti verbalement à la transmission des renseignements. Rappelons que peu importe le lieu d’exercice du psychologue, l’autorisation à transmettre à un tiers des informations qui concernent un client doit être libre, éclairée et donnée à des fins spécifiques.

D’autre part, le délai de 15 jours (prévu à l’art. 10 du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets des psychologues) n’est plus applicable, les nouvelles dispositions de la Loi 5 ayant maintenant préséance. Ainsi, dès que l’autorisation du client est obtenue, les renseignements peuvent être transmis. Toute information relative à au délai de 15 jours et à la possibilité d’y renoncer en cas d’urgence doit être retirée des formulaires d’autorisation de communication de renseignements confidentiels à un tiers lorsque de tels documents sont utilisés.

Lorsqu’un psychologue reçoit une assignation à comparaitre, il a l’obligation de se présenter à la date et à l’heure prévue dans l’assignation et d’apporter son dossier, si c’est demandé (« subpoena duces tecum ») spécifiquement dans le document. Il peut être demandé d’apporter et de déposer le dossier complet du professionnel ou un document spécifique, qui doit être identifié clairement dans l’assignation.

Ce n’est pas parce que l’assignation prévoit de contraindre le professionnel à apporter un document ou son dossier que ce celui-ci sera automatiquement déposé au Tribunal. Il est impératif que le professionnel indique dès le début de son témoignage qu’il est tenu au secret professionnel et ce n’est que si le Tribunal autorise la levée du secret professionnel que celui-ci pourra répondre. En d’autres mots, une assignation à comparaître n’est pas une obligation pour le professionnel à répondre à toute question et à passer outre le secret professionnel, c’est d’abord une obligation de se présenter devant un tribunal.

Si l’assignation le prévoit spécifiquement, le psychologue apporte son dossier (qu’il met sous scellé) et si le juge le contraint à répondre à certaines questions, ou à déposer un document, il pourra le faire.

De plus, il est important de savoir que ce n’est qu’en des circonstances exceptionnelles que le tribunal permettra la levée du secret professionnel, après avoir tenu compte des arguments du psychologue et des parties au dossier, et après avoir consulté le dossier en question, si nécessaire. Contrairement à la croyance populaire, le tribunal doit, d’office, assurer le respect du secret professionnel :

« Toute personne tenue par la loi au secret professionnel et tout prêtre ou autre ministre du culte ne peuvent, même en justice, divulguer les renseignements confidentiels qui leur ont été révélés en raison de leur état ou profession, à moins qu'ils n'y soient autorisés par celui qui leur a fait ces confidences ou par une disposition expresse de la loi. Le tribunal doit, d'office, assurer le respect du secret professionnel. »

Dans certaines circonstances, exceptionnelles, un juge pourrait lever le secret et demander au psychologue de répondre à certaines questions qu’il lui indique. Dans une telle situation, le juge pourrait conclure, après analyse et après avoir soupesé les arguments de toutes les personnes intéressées, que la recherche de vérité (ex. : résolution d’un crime) prime sur le droit du client au secret professionnel. Le psychologue est alors délié de son obligation et peut, selon les modalités déterminées par la Cour, divulguer les renseignements pertinents (ou déposer un document) se rattachant à cette recherche de vérité.

Les professionnels sont les mieux placés pour expliquer à un juge ou aux avocats tous les enjeux relatifs à un dossier particulier : l’importance d’assurer la confidentialité, le contexte du service qui a été rendu, le lien de confiance avec le client, son rôle et celui de l’organisme auprès de qui il travaille, l’importance de préserver la confiance du public, etc.

Lorsqu’un policier communique avec un professionnel, le secret professionnel s’applique, i.e. que le psychologue a l’obligation de respecter le secret de tout renseignement de nature confidentielle qui vient à sa connaissance dans l’exercice de sa profession. Donc le psychologue est tenu au respect du secret professionnel, à moins d’avoir le consentement libre et éclairé du client (de transmettre l’information demandée au policier) ou qu’une loi permette expressément de partager de l’information, comme par exemple : la transmission d’un dossier à un coroner lors de la recherche des causes d’un décès, en conformité avec la Loi sur les coroners (anciennement appelée la Loi sur la recherche des causes et des circonstances d’un décès); la transmission d’information dans le cadre de l’application de la Loi sur la protection de la jeunesse (signalement), lorsque la sécurité ou le développement est compromis.

Si le policier présente un mandat de perquisition ou une ordonnance de la Cour, nous vous recommandons de vérifier minimalement la validité, à sa face même, du mandat de perquisition (signé par un juge ou un juge de paix) ou de l’ordonnance. Le psychologue devra remettre son dossier ou le document, mais sous scellé avec la mention que le dossier ou le document est protégé par le secret professionnel.