Cessation d’exercice et responsabilités du psychologue

Quelles sont les responsabilités d’un psychologue qui cesse d’exercer? D’abord, le psychologue qui prend sa retraite doit informer l’Ordre de la date où il cesse d’exercer. Il doit également voir à se conformer aux exigences du Règlement sur les dossiers d’un psychologue cessant d’exercer sa profession pour assurer la conservation de ses dossiers professionnels.

Précisons d’entrée de jeu que la présente chronique s’adresse particulièrement aux psychologues en pratique privée. Les psychologues exerçant exclusivement pour le compte d’un établissement de santé, d’un établissement scolaire ou de tout autre employeur n’ont pas à se conformer au règlement mentionné ci-haut puisque leurs dossiers sont sous la responsabilité de l’employeur. Ce règlement s’applique toutefois lorsque tous les membres d’une société de psychologues cessent d’exercer.

Cessation définitive d'exercer

Il existe deux cas de figure possibles lors de la cessation d’exercice : le psychologue qui quitte définitivement l’Ordre (retrait du tableau de l’Ordre), d’une part, et le psychologue qui demeure inscrit au tableau de l’Ordre en tant que membre à la retraite, d’autre part.

Le psychologue qui se retire définitivement du tableau de l’Ordre et qui n’y demeure pas inscrit à titre de membre à la retraite doit confier la garde de ses dossiers (actifs ou inactifs) à un autre psychologue dûment inscrit au tableau. Ce dernier, désigné comme cessionnaire, assure la conservation confidentielle des dossiers du psychologue retraité pendant au moins cinq ans à compter de la date du dernier service dispensé. Le psychologue cessionnaire a les mêmes devoirs et obligations déontologiques relativement aux dossiers dont il a la garde que relativement à ses propres dossiers¹.

Pour sa part, le psychologue qui demeure inscrit au tableau de l’Ordre en tant que membre à la retraite peut conserver ses dossiers professionnels et devient alors cessionnaire de ses propres dossiers. Le statut de membre à la retraite doit être maintenu et renouvelé durant toute la période de conservation des dossiers.

Cette réglementation vise à assurer la conservation sécuritaire et confidentielle des dossiers du psychologue retraité, tout en permettant à sa clientèle d’y accéder². Les informations concernant l’identification du cessionnaire (ou du gardien provisoire ; on y reviendra plus loin dans la présente chronique) sont consignées au registre de l’Ordre et sont accessibles au public. Cela permet à l’Ordre de répondre aux demandes des clients qui cherchent à obtenir une copie de leur dossier de consultation psychologique après la cessation d’exercice de leur psychologue.

Cessation temporaire d'exercice

Dans le cas d’une cessation temporaire de l’exercice, par exemple en cas de maladie prolongée ou d’un congé sabbatique, le psychologue qui assure la garde temporaire des dossiers est appelé « gardien provisoire ». Il n’est pas toujours nécessaire de désigner un gardien provisoire en cas d’interruption temporaire de l’exercice. Par exemple, le psychologue qui n’offre pas de services professionnels pendant un congé parental n’a pas à confier ses dossiers à un gardien provisoire s’il demeure inscrit au tableau de l’Ordre. Ce psychologue peut conserver ses dossiers à la condition de maintenir des coordonnées professionnelles permettant aux clients de le contacter pour accéder à leur dossier. Il en va de même pour le psychologue qui interrompt sa pratique temporairement pour des raisons personnelles (vacances, problème de santé temporaire, etc.).

Désignation préventive

L’Ordre encourage vivement chaque psychologue, quelle que soit l’étape de sa carrière à laquelle il se trouve, à désigner à l’avance un autre psychologue qui pourra agir comme cessionnaire ou gardien provisoire en cas de besoin. Cette mesure préventive vise à anticiper toute situation soudaine ou imprévue pouvant entraîner l’interruption temporaire ou permanente des activités professionnelles. Pour ce faire, le psychologue doit identifier un collègue avec qui il conclut une entente consignée dans une convention liant les deux parties. À cette fin, l’Ordre met à la disposition des psychologues le formulaire intitulé Convention concernant une cession ou une garde provisoire de dossiers professionnels. Cette convention doit être transmise au secrétaire général de l’Ordre à l’adresse suivante : secretariatgeneral@ordrepsy.qc.ca. Une telle entente prise à l’avance facilite grandement le processus lorsque vient le moment de transférer les dossiers. Les psychologues intéressés par cette procédure peuvent également écrire au secretariatgeneral@ordrepsy.qc.ca pour toute demande d’information.

Obligations quant à la désignation du cessionnaire

Le règlement stipule que le psychologue qui cesse définitivement d’exercer sa profession doit désigner un cessionnaire au plus tard 15 jours avant la date de cessation définitive de l’exercice. Le psychologue doit informer par écrit le secrétaire général de l’Ordre de la date à laquelle il interrompra ses activités et lui communiquer le nom et les coordonnées professionnelles du psychologue désigné comme cessionnaire de ses dossiers.

Obligations du cessionnaire

Pour sa part, le cessionnaire désigné se trouvant en possession des dossiers de son collègue doit informer chaque client par écrit (lettre ou courrier électronique) qu’il détient son dossier, et ce, dans un délai de 30 jours à compter de la prise de possession. Il doit également l’informer de son droit de consulter un autre psychologue et lui permettre d’accéder à son dossier. Une copie de la lettre ou du courriel adressé au client doit être consignée dans chaque dossier. De plus, le cessionnaire doit publier deux fois, à 10 jours d’intervalle, dans au moins un journal quotidien de langue française et, s’il y a lieu, dans au moins un journal quotidien de langue anglaise desservant la région où ce psychologue exerçait sa profession, une annonce indiquant son adresse, son numéro de téléphone et les heures d’ouverture de son bureau, et précisant au public qu’il est en possession des dossiers de ce psychologue. Le cessionnaire doit envoyer une copie de cette annonce au secrétaire général de l’Ordre. Il doit conserver les dossiers dont il est cessionnaire pendant au moins cinq ans après la date du dernier service dispensé. L’Ordre fournit sur demande des exemples d’annonce à publier dans les journaux. Pour les obtenir, il faut écrire à l’adresse suivante : secretariatgeneral@ordrepsy.qc.ca.

Obligations du gardien provisoire

Des règles similaires visant précisément la garde provisoire sont aussi prévues au règlement.

Frais liés à la cessation d’exercice

La fin d’une pratique professionnelle implique des coûts, notamment pour communiquer avec la clientèle et publier des annonces dans les journaux. L’Ordre encourage fortement le psychologue qui prend sa retraite à s’acquitter lui-même de ces obligations réglementaires avant de transférer ses dossiers au psychologue cessionnaire. Il est préférable pour un client de recevoir une lettre de son propre psychologue plutôt que d’un psychologue qu’il ne connaît pas.

Par ailleurs, lorsque c’est le cessionnaire qui s’occupe d’écrire à la clientèle et de faire paraître les annonces (en cas d’incapacité du psychologue qui cesse d’exercer), les frais de traitement postal ainsi que les frais de publication dans les journaux sont à la charge du psychologue qui cesse d’exercer, et non du psychologue cessionnaire. Il va de soi qu’un psychologue qui cesse de pratiquer assume lui-même les frais encourus, plutôt que de les imposer à un collègue.

Dans certaines situations, par exemple lorsqu’il a été impossible au psychologue de trouver un cessionnaire, ou lorsqu’un psychologue décède subitement et qu’aucun cessionnaire n’avait été désigné avant son décès, c’est l’Ordre qui devient cessionnaire. Dans ce cas, les frais sont chargés au psychologue qui cesse sa pratique, ou à ses ayants droit en cas de décès.

Retour à la pratique

Le psychologue qui souhaite recommencer à pratiquer peut le faire en tout temps en se réinscrivant au tableau de l’Ordre à titre de membre régulier³. Le cas échéant, le cessionnaire des dossiers professionnels retourne les dossiers à ce psychologue sans délai.

Transfert des dossiers professionnels au cessionnaire

Au moment du transfert des dossiers professionnels, les dossiers papier doivent être classés par ordre alphabétique et transportés dans des boîtes scellées. Les boîtes contenant les dossiers doivent porter la mention explicite « Documents confidentiels » ainsi que les coordonnées professionnelles du psychologue désigné.

Lorsqu’il s’agit de dossiers numériques, étant donné qu’il existe plusieurs plateformes de tenue de dossiers, le psychologue doit s’assurer de la compatibilité des fichiers qu’il transfère. Les dossiers informatiques doivent être transmis dans un format d’utilisation courante (par exemple, format Word ou PDF). Cela suppose que le psychologue doit possiblement convertir ses dossiers avant de les remettre au cessionnaire. Les fichiers doivent être protégés par un mot de passe, qui sera uniquement communiqué au cessionnaire.

Il est important de noter que la cession de dossiers numériques ne signifie pas simplement de donner au cessionnaire l’accès à un compte client d’une plateforme de tenue de dossiers. Cette méthode n’est pas acceptée. Qu’il soit sous forme papier ou numérique, le dossier individuel de chaque client doit être transféré au cessionnaire.

Accusé de réception

Lors de la réception des dossiers professionnels d’un psychologue cessant d’exercer sa profession, le cessionnaire doit confirmer au psychologue, par écrit, qu’il a bien reçu lesdits dossiers. Les deux psychologues conservent une preuve écrite du transfert des dossiers.

Conclusion

Le droit d’exercer la profession de psychologue est un privilège qui vient avec des obligations envers le client, en particulier celles de conserver et de protéger les renseignements personnels qui le concernent. Le client a droit à la confidentialité et il peut avoir accès à son dossier, et ce, même après l’interruption de la pratique du psychologue. L’Ordre doit être informé des coordonnées du cessionnaire afin de pouvoir orienter tout client qui souhaiterait avoir accès à son dossier.

Contactez le secrétariat général de l’Ordre au secretariatgeneral@ordrepsy.qc.ca pour toute question à ce sujet.